Personnel et finances Partager le savoir

C’est un fait : Swissmedic est ce que l’on appelle une « organisation cérébrale ». « Hormis le laboratoire, nous ne disposons pas d’installations à proprement parler. Nous vivons des compétences scientifiques et méthodologiques de nos collaboratrices et collaborateurs. Beaucoup ont une formation ou une expérience dans le domaine des sciences naturelles », explique Michael Renaudin, responsable de la Gestion des connaissances. Il précise : « Dans leur travail quotidien, nos collaboratrices et collaborateurs déterminent généralement seuls ce qui est important, sur quoi ils doivent se concentrer et les contenus qu’ils doivent favoriser et développer. Ils jouissent d’une grande autonomie dans leur spécialité. » Force est toutefois aussi de constater qu’il n’est souvent pas simple pour Swissmedic d’établir si les connaissances sont disponibles là où il faut – et si elles sont aussi suffisamment échangées.

Projet de gestion des connaissances

Il est donc grand temps pour Swissmedic de se préoccuper de la gestion des connaissances en déployant tout un éventail de mesures : formation continue spécialisée, cours pour le développement des compétences personnelles et sociales ainsi que mesures d’accompagnement et de conseil comme le coaching ou le mentorat. « Nous avons pris la résolution d’utiliser le mieux possible la ressource connaissances. C’est de cette volonté qu’est née l’initiative pour la gestion des connaissances il y a déjà six ans. Nous avons créé une Community of Practice, c’est-à-dire une plateforme pour échanger des connaissances. L’objectif est que les collaboratrices et collaborateurs de tous les secteurs identifient ensemble d’où proviennent les connaissances, ce que nous en faisons ainsi que la manière dont nous les gérons, stockons et évaluons. Dernier point, mais non des moindres : il faut déterminer ce que nous devons vraiment savoir ou pas. » Michael Renaudin insiste aussi à ce propos sur la pertinence des connaissances. Il est en effet aussi important que les collaboratrices et collaborateurs sachent lorsqu’ils peuvent tout simplement mettre quelque chose de côté.

La priorité : les cadres

Le projet met tout particulièrement l’accent sur les cadres. « Nous avons déjà mené plusieurs programmes de développement des cadres en collaboration avec une entreprise externe. Les mêmes questions ont été au centre des préoccupations dès le début de chacune de ces formations : qui travaille ici et qui a quel besoin ? Quelles sont les exigences envers les cadres ? De quoi ont besoin les experts pour pouvoir faire leur travail et comment s’assurer que les connaissances pertinentes parviennent au bon endroit ? » L’objectif était d’apprendre aux cadres à bien connaître leurs collaboratrices et collaborateurs et à s’intéresser à leurs besoins. « La connaissance de l’objet a clairement occupé le second plan. Il s’agissait plutôt de s’intéresser aux détenteurs du savoir, c’est-à-dire aux personnes qui travaillent chez Swissmedic : comment pouvons-nous aider nos collaboratrices et collaborateurs scientifiques à mettre à disposition leurs connaissances, à les échanger et à établir des liens entre les différents contenus ? » Pour Swissmedic, la gestion des connaissances implique non seulement d’aborder cet échange, mais aussi de parvenir à faire évoluer l’utilisation des connaissances au quotidien.

Réaménagement des bureaux

La gestion des connaissances peut avoir des applications très concrètes, notamment en rapport avec l’organisation de l’environnement de travail de la Hallerstrasse. Afin de garantir que les futurs concepts d’aménagement de l’espace répondraient aux besoins des experts, la CP Gestion des connaissances a été associée au projet dès son lancement, avec la création par Swissmedic de nouveaux espaces de travail permettant au personnel de se rencontrer et d’échanger. Même si ce nouvel aménagement a entraîné la disparition des bureaux individuels, il a créé de nouvelles possibilités pour que les collaboratrices et collaborateurs puissent mieux travailler en réseau. Michael Renaudin lance un regard rétrospectif positif sur ce processus de changement : « Bien sûr, il y a aussi eu quelques réactions désagréables. Je pense toutefois que nous sommes parvenus à trouver une solution pertinente et pérenne ».

L’évolution

La communauté de pratiques veille désormais à ce qu’un transfert de connaissances puisse être organisé en cas de changement de poste. Elle met à jour l’encyclopédie Wiki interne, forme des collaborateurs individuels ou des équipes entières, organise des formations, cours et congrès internes dédiés aux connaissances. « Comme nous avons axé notre démarche sur l’individu, de nombreux membres du personnel ont été intéressés et ont pris part activement aux projets et mesures », explique Michael Renaudin, qui tire un bilan positif de cette expérience. « Beaucoup de ces initiatives ont été une réussite sur laquelle nous pouvons toujours nous appuyer aujourd’hui. »